רק התחלתם לחפש אחר משרד? או שבשעה טובה מצאתם כבר משרד המתאים לתקציב ולצרכים שלכם? כך או כך, הרשו לנו לסקור עבורכם מספר הוצאות נוספות שיש להוסיף לתחשיב הכולל, ויכולות להשפיע על ההחלטה שלכם:
דמי ניהול
מעבר לשכירות שתשלמו עבור המשרד החדש שלכם, תתבקשו לרוב לשלם תשלום נוסף הנקרא דמי ניהול. בהקבלה לשוק הפרטי, אפשר להגיד שהדבר דומה לתשלום ועד הבית. דמי הניהול נקבעים ע״פ מספר קריטריונים.
ראשית, האחזקה והשירותים שהבניין מציע: ניקיון ותחזוקה של שטחים ציבוריים, שמירה (בכניסה לבניין, בלובי, מצלמות אבטחה וכו׳), מעליות, חניה, טיפול במערכות המרכזיות של הבניין (אינסטלציה, איטום, מיזוג אוויר, בקרת חשמל וכו׳).
מרכיב נוסף המשפיע על גובה דמי הניהול: רמת הגימור של הבניין וה-facilities שלו. בניינים חדשים או משופצים, בעלי רמת גימור גבוהה, יגבו מן הסתם דמי ניהול גבוהים יותר. רמת הגימור תתבטא גם בחלקים הציבוריים כגון הלובי, המעליות, הכניסה לבניין, החזיתות, הגינון, השירותים הציבוריים וכן הלאה.
טיפ: הסתובבו בבניין והתרשמו מרמת הניקיון והתחזוקה של הבניין. בררו למי פונים במקרה של תקלה ומהי מידת ההיענות והשירותיות
העלות החודשית שתשלמו עבור דמי הניהול, נקבעת לרוב ביחס לשטח המשרד שלכם (מ״ר).
טיפ: ודאו שאתם יודעים אילו תיקונים במשרד הינם באחריותכם ואילו באחריות המשכיר
חניה
כמו בתל אביב, גם במשרדים להשכרה בירושלים ובאיזורים מרכזיים ומבוקשים נוספים בארץ, יש להביא בחשבון את עניין החנייה. במקומות בהם ישנה מצוקת חניה, מחיר השכרת המשרד אינו כולל מקומות חניה. שימו לב לכך ובקשו לדעת מהן אפשרויות השכרת החניה הקרובות למשרד. עלות חניה יכולה להוות שיקול מכריע בתחשיב החודשי שלכם, של העובדים ושל המבקרים שלכם.
חשמל
אחת ההוצאות המשמעותיות של משרד, היא עבור מיזוג: חימום וקירור. ברוב המשרדים מותקנים מזגנים פרטיים בכל חדר, אך בחללים ציבוריים או משותפים, פועלת לרוב מערכת מיזוג לאורך כל שעות העבודה. ענייננו אינו לסקור את היתרונות והחסרונות של שיטות המיזוג, אלא רק להדגיש עד כמה חשוב להיערך תקציבית, להוסיף לתכנון החודשי שלכם את הוצאות החשמל.
מלבד חימום וקירור יש להביא בחשבון כמובן את הוצאות החשמל עבור תאורה, מחשבים, ציוד מחשוב מיוחד כגון שרתים שדורשים חשמל 24 שעות ביממה וכל צרכן אנרגיה מיוחד נוסף שיש אצלכם במשרד.
ביטוח
אם אתם שוכרים משרד שהוא חלק מקומפלקס גדול יותר, יתכן ויש כיסוי ביטוחי. לרוב, דמי הניהול החודשיים כוללים ביטוח מבנה. בדקו מראש מה כולל הכיסוי ובאילו מקרים. עבור כיסוי במקרים של נזק לרכוש, בעיקר במקרים שבהם המשרד מחזיק ציוד יקר או רגיש טכנולוגית - יש לדאוג לביטוח נפרד לרכוש.
ולבסוף, עבור מקרים של תאונה אנושית, חלילה, יש לדאוג לביטוח צד ג׳. אנחנו ממליצים בחום להתייעץ עם מומחה בתחום על מנת לוודא שאתם מכוסים ומוגנים מכל ההיבטים האפשריים.
ארנונה ושות׳
בדקו האם התשלום עבור השכרת המשרד שלכם כולל או לא כולל את תשלום הארנונה, המים ואם רלוונטי - גם את עלות הגז (במטבח או במקרה של חימום מים באמצעות גז).
שיפוץ
בעבר נהוג היה למסור קומה או שטח בבניין ברמת מעטפת בלבד. בעיקר בעת רכישת משרד, אך גם במקרים של השכרה. מה שהותיר למעשה, את כל עבודת החלוקה, הבנייה הפנימית ועיצוב הפנים - בידי השוכרים. מובן שמחיר השכרת המשרד במקרה כזה הוא נמוך משמעותית לעומת משרד בנוי גם פנימית. אך בתחשיב כללי, תוספת המחיר של הבניה או השיפוץ, עולה לעיתים על מחיר של השכרת משרד בנוי ומשופץ מהיסוד ועד אחרון השקעים של החשמל.
במידה ועל פי החישובים שלכם נראה שאתם הולכים על כיוון של שיפוץ עצמאי, אנחנו ממליצים בחום להגיע למקום עם איש מקצוע (אדריכל, מהנדס, מעצב פנים - על פי גודל הפרוייקט) עוד בטרם חתימת החוזה. הערכה של איש מקצוע הינה קריטית עבורכם ויכולה להשפיע דרמטית על ההחלטה שלכם לכאן או לכאן.
תחזוקה, ניקיון ופינוי אשפה
בבניינים חדשים, מטופלים לרוב השטחים הציבוריים ע״י המשכיר ועלות האחזקה שלהם כלולה בתשלום דמי הניהול. אך במשרדים בבניינים ותיקים יותר, ישנם פתרונות שונים עבור מטבחונים וחדרי שירותים. זכרו להביא בחשבון את עלות הניקיון והאחזקה שלהם, כמו גם את עלות הניקיון ופינוי האשפה של המשרדים עצמם.
- - -
מקווים שסייענו לכם להערך נכון, מכירים עוד משתנים המשפיעים על העלות החודשית ששאר הגולשים חייבים להכיר? כתבו לנו.