כך תבחרו נכון את חברת המחשוב שלכם
כדי לסייע לכם לבצע את תהליך המיון באופן יעיל ולבחור בסופו של דבר את ספק שירותי ה-IT המתאים לכם ביותר, ריכזנו מספר טיפים ש(אולי) לא חשבתם עליהם ויוכלו למקד את הבחירה שלכם.
נסחו הגדרות ראשוניות
חשוב להגיע לתהליך המיון לאחר שביצעתם עבודה מכינה עם עצמכם. שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
- מה הם הצרכים של העסק שלי?
- מהן הטכנולוגיות הקיימות בשוק ואיזו מהן המתאימה ביותר לאופי העסק?
- מה רמת המומחיות שהעסק שלי דורש?
- מה רמת השירות והזמינות שהעסק שלי צריך לקבל?
- האם אפיון עבודת חברת המחשוב עשוי לגרור שינויים בכוח האדם בחברה?
- האם אפיון עבודת חברת המחשוב עשוי לגרור שינויים מנהליים בחברה?
- האם יידרש שינוי במערכות המידע הקיימות?
- האם ניתן לייעל את איכות ומהירות הביצועים בעזרת שדרוג מערכות?
- האם יש מחלקות בחברה שלי שזקוקות לפתרונות מחשוב אחרים מהקיימים היום?
איך משווים בין חברות שונות?
פניתם למספר חברות והתבלבלתם? כל הצעה בנויה באופן אחר ואתם מתקשים לערוך השוואה?
העצה שלנו: הכינו טבלה שמכילה את הסעיפים הבאים, מלאו על סמך המידע שקיבלתם מחברת המחשוב והשוו בין החברות באותם הפרמטרים בדיוק:
- מה בדיוק כולל השירות
- מהי רמת המקצועיות של החברה
- כמה שנות ניסיון (וותק) יש לחברה
- האם יש לחברה מרכז תמיכה לעסקים (Helpdesk) ומה מידת הזמינות שלו
- מידת הפירוט של מגוון השירותים בהצעת המחיר (שקיפות מלאה?)
- האם החברה מספקת שירותי גיבוי מידע?
- האם מבוצעות בדיקות שחזור רוטיניות?
- בדקו היטב את סעיף אבטחת המידע – הוא חשוב מאין כמוהו. (הן במישור השמירה והגיבוי והן במישור הריגול התעשייתי).
בנפרד מסעיפים אלה, ורק עבור החברות שעומדות במכלול הדרישות המתאימות לעסק שלכם, בחנו את המחיר ואת תנאי התשלום הכוללים.
הסעיף שאתם לא יכולים להרשות לעצמכם לוותר עליו
כל הסעיפים שהופיעו כאן למעלה הם חשובים ומספקים תמונה כוללת על איכות השירות שחברת המחשוב מעניקה וכן על התאמתה לצרכי העסק שלכם. יחד עם זאת, קיים פרמטר אחד עליו אסור לכם בשום אופן להתפשר והוא סעיף האמינות. הנזק שעלול להיגרם לכם עקב התקשרות עם חברת מחשוב שאינה אמינה הוא עצום.
איך בודקים את סעיף האמינות?
- בודקים האם הצעת המחיר הוגנת
- האם הצעת המחיר מפורטת וברורה (ללא ניסוח מעורפל או התחייבויות כלליות)
- שאלו בפגישה הראשונה שאלות ישירות בנוגע לתקלות אפשריות או בעיות טכנולוגיות ובחנו את בהירות התשובה ומתן פתרון מדויק בתשתית המערכת.
- שאלו שאלות בנוגע לתשתית האבטחה והגיבויים שהחברה מספקת ובחנו את מידת הבהירות והפתרונות שהיא מציעה.
- בררו מה לוח הזמנים הצפוי להטמעת המחשוב ובדקו האם התשובה עניינית ונותנת אינפורמציה או כללית ומעורפלת.
- האם החברה נעזרת בספקים חיצוניים ומה טיבם? מה מידת האחריות והמעורבות שלה במקרה כזה?
איכות השירות שלכם תמדד לפי החברה בה תבחרו
חברת מחשוב שאינה מסוגלת לספק לכם מענה מהיר לבעיות בשטח, מונעת מכם להעניק ללקוחותיכם מענה מהיר ואיכותי. ככל שתנסו לשפר את מערך השירות שלכם, לא תוכלו להשלים זאת ללא תמיכה של חברת מחשוב שפועלת באותה מחויבות כלפיכם.
הסכנות שמסתתרות בשירות לקוי של חברת מחשוב:
- עיכוב לא סביר בזמן מענה ללקוחות.
- השבתת העבודה עד לפתרון מלא של הבעיה.
- אבדן נתונים חיוניים.
- בעיות בגיבוי השוטף של המידע החשוב עבור הארגון או העסק.
- וירוסים בעלי השפעות בלתי הפיכות.
לכן, שמו לב לזמינות ומידת התמיכה וכן שהחברה מספקת תמיכה גם באמצעות תוכנת שליטה מרחוק כך שיוכלו להגיב במידיות לכל תקלה.
איך אפשר לברר מידע על ספק שירותי IT לעסקים?
אל תסתפקו במידע שאתם מקבלים מאנשי המכירות של החברה. בררו עליה ונסו להפיק מידע נוסף.
- ערכו חיפוש לפי שם החברה באינטרנט, בבלוגים ובפורומים שונים.
- שאלו מכרים וקולגות שעוסקים בתחומים דומים לשלכם.
- בקשו שמות של לקוחות שנעזרים בחברת המחשוב זמן רב ודברו איתם.
- בררו מידע לגבי מקצועיות החברה (ותק, מוניטין, מקצועיות העובדים השונים)
- בררו מידע לגבי טיב השירות ומהירות התגובה שהחברה מעניקה בפועל ללקוחותיה
בואו נדבר על הפיל בחדר
אחד הנושאים הראשונים שעולים בנוגע לכל ספק שירות כלשהו, הוא נושא התקציב. יש קונפליקט עתיק יומין בין הרצון לחסוך בעלויות לבין הרצון לקבל את השירות המקצועי והטוב ביותר. החכמה היא למצוא את האיזון הנכון בין השניים.
- נסחו לעצמכם את מסגרת תקציב אותו אתם מוכנים ויכולים להקציב לטובת העניין.
- רשמו את מכלול השירותים והפתרונות אותם אתם מעוניינים לקבל במסגרת תקציב זה.
- בקשו שהצעת המחיר תהיה מודולרית ומחולקת לסעיפים כך שבמידה ותרצו לבחור רק חלק מהשירותים תדעו כיצד מתומחר כל סעיף.
- בדקו שהצעת המחיר מכילה את כל הסעיפים הרלוונטיים עבורכם.
- בדקו האם הצעה הספציפית חוסכת מכם עלויות שוטפות ושקללו זאת בתחשיב.
- השוו בין מספר הצעות מחיר על בסיס תכולת מוצרים זהה.
חברת IT START יוצאת מתוך נקודת הנחה שמערכות מחשוב תקינות ומסונכרנות הינן אבן דרך בתפקוד תקין ושוטף של בית עסק וכל תקלה ולו הקטנה ביותר עלולה לשבש את תפקודו התקין.
בחירה נכונה של ספק שירותי IT לעסקים היא קריטית להצלחת העסק שלכם. אל תתפשרו על פחות מחברה אמינה ומקצועית שפועלת בשקיפות ונותנת לכם מענה איכותי 24/8.